중소기업의 비즈니스 프로세스 관리

엔터프라이즈 컴퓨팅 환경에서 최근의 가장 두드러진 변화는 기존의 데이터 중심의 정보처리기술에서 프로세스 중심의 정보처리기술로 빠르게 전이되고 있다는 사실이다. 1960년대의 파일시스템을 기반으로 한 정보기술의 발전은 1980년대 DBMS의 개발과 더불어 더욱 발전되었고, 오늘날 거의 모든 정보기술은 데이터베이스 기술을 기반으로 한다고 해도 과언이 아닐 정도이다. 하지만 데이터베이스 기술은 특정 도메인의 데이터와 그 데이터를 중심으로 한 업무처리 프로그램 중심의 생산성 향상에 초점을 두고 있다. 그러나 조직 내 업무처리의 전체시간 중 단지 10%만이 업무 자체에 소요되고 나머지 90%의 시간은 업무 간의 전이 또는 전달시간에 소요된다는 것이 알려지면서 업무처리 프로세스에 대한 생산성 향상 문제로 정보기술의 초점이 바뀌게 된다. 따라서 비즈니스 프로세스 리엔지니어링과 자동화를 통한 업무생산성 향상에 초점을 두게 되었고, 최근 2000년대에는 프로세스중심의 정보기술(BPM:Business Process Man-agement)이 핵심으로 등장하고 있다.

특히, 전통적인 산업자원 분야의 급속한 디지털화로 인한 e-Business의 활성화와 더불어 금융정보 산업분야의 전자금융결제 및 전자지불,그리고 행정 정보분야의 전자정부 등에서 조직 간의 프로세스 연동 및 통합의 필요성이 강조되고 있기 때문에, 이를 구현하기 위한 프로세스 중심 정보기술의 연구개발에 많은 투자와 관심이 집중되고 있다. 비즈니스 프로세스 관리기술은 바로 프로세스 중심 정보기술의 핵심기술이다.

비즈니스 프로세스 진화단계:

1. 비즈니스 프로세스 리엔지니어링(Business Process Reengineering)

2. 전사적 자원관리 및 워크플로우(Enterprise Resource Planning and workflow)

3. 비즈니스 프로세스의 발견, 편집, 설계를 위한 툴과 느슨하게 연결된 실행을 위한 응용 프로그램의 개발

4. 비즈니스 프로세스를 기술하는 공통언어와 비즈니스 프로세스를 실행하고 개선시키는 BPMS(Business Process Management System)의 등장

비즈니스 프로세스를 관리한다는 개념은 물론 전혀 새로운 것은 아니다. 많은 기업들이 이미 10여년 전부터 BPR(Business Process Reengineering)을 통해 비즈니스 프로세스를 좀더 효율적으로 관리하고자 하는 데 노력을 기울였다. 프로세스 리엔지니어링을 통해 기업 내부의 프로세스를 개선하고 정보시스템을 구축하였다. 하지만 이러한 노력은 사실상 프로세스 관리와는 거리가 먼 것이었다. 프로세스를 손쉽게 변경하고 그들의 비즈니스 파트너와 결합하는 것보다는 프로세스를 새롭게 설계하는 데 초점이 맞춰져 있기 때문이다. 그 이후에출현한 ERP와 같은 패키지화된 솔루션들도 비슷한 문제를 안고 있다. ERP와 같은 패키지들은 잘 정의된 비즈니스 프로세스를 내재하고 있고 이를 기반으로 시스템 구축 전에는 어느 정도의 융통성을 갖지만 일단 시스템이 구축된 후에는 프로세스를 변경하기 어렵다.

결론적으로 BPR이나 ERP의 도입은 선진 비즈니스 프로세스를 기반으로 표준화되고 정형화된 시스템의 구축이 가능한 반면 도입을 위해서는 그 동안 수행해오던 비즈니스 프로세스의 개선과 조직의 개편이 선행되므로 경우에 따라서는 기업에 상당한 인내와 고통이 요구되고 일단 시스템이 구축된 후에는 프로세스의 변경이 용이하지 않은 단점이 있다고 할 수 있다. 최악의 경우에는 비즈니스 프로세스의 변경을 위해 시스템 전반에 대한 재개발이 불가피한 경우까지도 발생할 수 있다.

BPM(Business Process Management)의 기본적인 사상은 비즈니스 프로세스를 어플리케이션으로 분리하여 독립적으로 관리하는 데 있다.

기업간 협업이 중요해지는 현재와 같은 비즈니스 환경에서는 거래 파트너에 따라 또는 비즈니스 조건 등에 따라 프로세스를 수시로 변경할 수 있어야 한다. 비즈니스 프로세스를 변경하기 위해서 기존의 시스템은 프로세스를 재설계하고 관련된 어플리케이션들을 다시 코딩하여 컴파일한 후 배포하는 과정을 반복해야만 했다. 이러한 프로세스 변경이 자주 발생하지 않는 과거의 환경에서는 이러한 방식이 크게 문제되지 않았을지 모르지만 앞서 말한 바와 같이 프로세스 변경이 능동적으로 발생해야 하는 환경에서는 대단한 부담이 아닐 수 없다. 따라서빈번하게 변경되는 비즈니스 프로세스를 어플리케이션으로부터 분리하여 독립적으로 관리하는 BPMS(Business Process Management System)라는 개념이 출현하게 되었다.

이러한 요구는 DBMS(DataBase Manage-ment System)의 출현배경과 유사하다. 지금은 상상하기 힘들지만 초기에는 비즈니스 데이터들이 어플리케이션에 내재되어 있었다. 그러나 데이터의 규모가 커지기 시작하고 어플리케이션 간 데이터 교환이 빈번해지면서 어플리케이션으로부터 분리되어 관리되어질 필요가 생겼다. 이를 위해 데이터의 관리를 위한 BMS가 출현하게 되었고 현재는 아주 일반적인 방식으로 자리잡게 되었다.

마찬가지로 비즈니스 프로세스가 복잡해지고 협업에 따른 프로세스 교환 및 변경이 증대하면서 비즈니스 프로세스를 어플리케이션으로부터 분리하여 관리할 필요가 생기게 되었다. 비즈니스 프로세스를 메타데이터화 하여 어플리케이션과 분리하여 별도로 관리함으로써 비즈니스 프로세스에 대한 변경요구가 발생하면 관리자는 프로세스 모델링 도구를 통해 사전에 정의된 프로세스를 재정의하기만 하면 된다. 따라서 어플리케이션을 수정하고 컴파일하여 배포하는 과정을 반복하지 않고 프로세스 변경에 손쉽고 능동적으로 대처할 수 있게 된다.

DBMS의 출현으로 데이터를 어플리케이션으로부터 분리하여 독립적이고 효율적으로 관리할 수 있게 된 것처럼 BPMS의 출현은 비즈니스 프로세스를 어플리케이션으로부터 분리하여 비즈니스 프로세스의 변경 등의 관리가 가능하게 한다.

프로세스 지향적 기업간 비즈니스 통합은 정보시스템 개발의 중요한 흐름이고 어플리케이션들과 인간들의 상호작용 환경에서 어플리케이션으로부터 비즈니스 프로세스를 분리하여 프로세스를 발견, 디자인, 배치, 실행하고, 각 업무 간에 상호 작용이 가능하게 하며, 분석과 최적화를 가능하게 하는 BPMS(Business Process Management System)에 대한 요구가 증대되고 있으며 기업 정보기술 분야에 새로운 패러다임을 형성할 것이다.

e-비즈니스의 확산으로 많은 변화를 겪고 있는 경영환경은 그 변화가 더욱더 가속화될 것으로 보이며 비즈니스 가치사슬 전체에 걸친 통합과 협업의 중요성은 날로 높아질 것이다. 따라서 기업들은 이러한 대세의 흐름에 뒤쳐지지 않도록 비즈니스 통합을 도입하기 위한 체계적인 계획을 수립하고 이를 꾸준히 추진해야 할 것으로 보인다. 하지만 아직까지 BPM이 취급하는 범위가 너무 넓고 검증된 사례가 충분하지 않으므로 BPM 도입시 비즈니스 수요를 이해하고 BPM 솔루션의 특성과 활용방안에 대한 노하우를 갖춘 전문가들이 함께 참여하는 것이 중요하다.